Ketterän kehittämisen laatuedut ja hallittavuus on todistetusti omaa luokkaansa vesiputousmalleihin verrattuna. Riskejä ja reunaehtoja on toki ketterässäkin kehittämisessä, mutta ne ovat vesiputousmalleihin verrattuna astetta helpommin hallittavia. Ketterässä kehittämisessä esimerkiksi tarvittavan budjetin ennakointi etukäteen on yhtä lailla haasteellista kuin muissakin malleissa, mutta ainakin ennuste tarkentuu matkan varrella.

Asiakkaan näkökulmasta ketterän kehittämisen etuna ovat etenkin monenlaiset hallittavuus- ja näkyvyyshyödyt. IT-toimittajan tekemiset voivat kerrankin tuntua ymmärrettäviltä asiakkaan näkökulmasta.

Ketterä kehittäminen kuitenkin liittyy valtaosin isojen räätälöintityönä tehtävien tietojärjestelmien saralle. Esimerkiksi alle 30 000 euron web-projekteissa ei yleisesti ottaen kannata ketterää kehittämistä soveltaa. Todennäköisesti sen kokoisessa projektissa kun pystytään ennakkoon varsin hyvin lopputulos määrittelemään ja ennustamaan, niin ostajan kannalta ketterä kehittäminen ei tuo välttämättä erityishyötyjä. Ketterässä kehittämisessä on myös paljon asioita, jotka edellyttävät asiakkaalta tavallista korkeampaa sitoutumista toteutukseen, joten tämäkin yleensä edellyttää astetta isomman projektin olemassaoloa. Nyrkkisääntönä voikin pitää, että alle 100 000 euron budjetilla ei kannata yleensä ketterää kehittämistä olla ostamassa.

Viime vuosina on kuitenkin tapahtunut myös toinen iso mullistus it-alalla.

Monia ohjelmistoja on nykyisin mahdollista ostaa palveluna ja jopa ns. pilvipalveluna. Monella sektorilla myös tietojärjestelmätuotteet ovat kehittyneet markkinointipuheesta lähemmäksi todellisia vakioituja tuotteita, joilla on systemaattinen versiokehitys ja tietty “filosofia” takanaan.

Tämä tuotteistuminen ja ylipäätään tarjonnan vakioituminen on osittain aivan vastakkainen trendi ketterälle kehittämiselle. Siksi ketterästä kehittämisestä ei ainakaan tulisi puhua liian herkästi silloin kun on ottamassa käyttöön jotain tuotetta. Ketterän kehittämisen rinnalla tulisi nykyisin puhua tuotevetoisista projektimalleista. Tällaisista projektimalleista ei ole vielä IT-alalla syntynyt kovin selkeätä yhteistä näkemystä, mutta yhteistä näille malleille ovat pilottivetoisuus ja ylipäätään tuotteiden kokeileminen ja sovittaminen organisaatioon.

Tuotevetoisia projektimalleja voisi kärjistäen pitää jopa vesiputousmallin ja ketterän kehittämisen vastakohtana. Vesiputousmalli ja ketterä kehittäminen kun lähtevät aina liikkeelle asiakkaan tarpeista, ja siitä kuinka mahdollisimman hyvin voitaisiin ymmärtää asiakkaan ainutlaatuiset tarpeet.

Tuotevetoinen ajattelu lähtee liikkeelle oletuksesta, että asiakas on ratkaisemassa jotain sellaista ongelmaa jonka joku toinenkin on joskus aiemmin ratkaissut. Ja vielä edelleen tuotevetoinen malli olettaa oikeastaan, että sama ongelma on ratkaistu jo satoja kertoja aiemmin, ja tähän ongelmaan löytyy vakiintuneita ratkaisuja, eli tuotteita. Ja tässähän ollaan esimerkiksi pilvipalveluiden ytimessä. Pilvipalvelut ovat vakiintuneita ratkaisuja tunnettuihin, yleisiin ongelmiin. Ja tällaisten tuotteiden ja palveluiden kohdalla tulee asiakkaan sovittaa omat toimintamallinsa tuotteen toimintamalleihin.

Parhaimmillaan tämä tuotteen sovittaminen tapahtuu pilotin avulla ilman raskaita sitoumuksia valittuun tuotteeseen. Lisäksi sovitusvaiheessa käydään dialogia liiketoiminnan kanssa ja selitetään kaikille tahoille miksi organisaatio ottaa käyttöön tuotetta eikä räätälöi itselleen omaa, erityistä tietojärjestelmää.

Tuotevetoisten projektimallien omaksumisessa kenties isoin este on IT-alan kulttuurissa joka on vuosikymmeniä painottanut projektimalleja joissa ongelmat ratkaistaan hyvässä yhteistyössä tehtävillä fiksuilla räätälöinneillä ja asiakaskohtaisilla toteutuksilla. Tämä kulttuuri on johtanut siihen, että organisaatiomme ovat täynnä tietojärjestelmiä, jotka on mukautettu, väännetty ja muovailtu organisaation tarpeisiin sopiviksi. Pahimmillaan nämä samat organisaatiot maksavat korkeita lisenssimaksuja ohjelmistotuotteiden tekijöille, ja lisäksi kärsivät erittäin korkeista ylläpitokustannuksista, koska järjestelmiä on räätälöity niin rajusti.

Mikä ratkaisuksi? Hopealuotia tuskin on olemassa tähän ongelmaan, mutta ainakin organisaatioiden tulisi aikaisemmassa vaiheessa miettiä, että milloin ongelma on todella ainutlaatuinen ongelma omalle organisaatiolle ja milloin on taas kyseessä yleinen, vakiintunut ongelma. Esimerkiksi intranet tai verkkosivuston ylläpito ovat asioita jotka eivät ole useimmille organisaatioille ainutlaatuisia ongelmia. Joillekin ne voivat olla erityisen kriittisiä asioita, mutta todennäköisesti yli 90% organisaatioista selviää ottamalla käyttöön tuotteita jotka ratkaisevat yleisesti tunnistettuja ongelmia.

Miten näitä tuotteita sitten otetaan fiksusti käyttöön? Vastaus: Painottamalla valintaprosessia, pilotointia ja tuotevetoista käyttöönottoprosessia.

Mitä jos markkinoilta ei löydy sopivia tuotteita tai piloteissa havaitaan tuotteiden epäsopivuus? Vastaus: Tällöin kannattaa tutustua ketterän kehittämisen menetelmiin, ja lähteä ostamaan enemmän pätevää tiimiä kuin teknologiaa.

Perinteisen vesiputousmallin mukaisesti tehtävät projektit kannattaa ihan oikeasti unohtaa.

Basecamp on web-pohjainen projektinhallintatyökalu, joka helpottaa ja tehostaa viestintää projekteissa. Basecamppia käytetään erityisesti alle 50 hengen suunnittelutoimistoissa ja IT-firmoissa. Myös mainostoimistot ovat Basecampin tyypillistä käyttäjäkuntaa. Artikkelissa tehdään katsaus Basecampin ominaisuuksiin ja arvioidaan hyötyjä ja heikkouksia eri tilanteissa. Artikkelissa arvioidaan myös Basecampin soveltuvuutta isompien yrityksien täsmäratkaisuksi projektien hallintaan.

Ryhmätyötila tavallisten projektien hallintaan tavallisille ihmisille

Lyhykäisyydessään Basecamp tarjoaa projektille suljetun ryhmätyötilan jossa on mahdollisuus vaihtaa viestejä, keskustella, luoda tehtävälistoja ja määrittää tehtäviä projektin jäsenille. Lisäksi työtilassa voi määritellä projektin aikataulun ja välietapit sekä määrittää näille vastuulliset henkilöt. Muita käytettävissä olevia ominaisuuksia ovat mm. dokumenttikirjasto ja yhteisesti työstettävät muistiosivut.

Basecampin keskeinen ero moniin kilpailijoihin on, että ominaisuuksia ei lopulta ole kovin paljoa, mutta kaikki ominaisuudet on tiukasti nidottu toisiinsa ja kokonaisuus on hallittavissa lyhyen perehtymisen jälkeen. Esimerkiksi kaikki viestit ja tehtävälistat saa helposti yhdistettyä oikeisiin välietappeihin, ja näin saa muutamalla klikkauksella tehtyä välietapit-välilehdestä kätevän sisällysluettelon projektin tapahtumiin. Tämä on huomattava etu varsinkin projektipäällikölle, jonka haasteena on saada pidettyä projektin materiaalit ja keskustelut hallinnassa – silti mahdollistaen helpon osallistumisen ja yhteistoiminnan. Tähän liittyy myös Basecampin toinen vahvuus: kaikki perusasiat onnistuvat hyvin helposti myös uudelta käyttäjältä eikä koulutusta työkalun käyttöön juurikaan tarvita. Etenkin viestien kommentointi ja tiedostojen lataaminen työtilaan on tehty erittäin helpoksi.

Peruskäyttö on osallistujan kannalta erittäin yksinkertaista Basecampissa. Esimerkiksi markkinointitoimisto Forty on tehnyt asiakkailleen opastusvideon, joka näyttää varsin hyvin miten yksinkertaista on liittyä mukaan Basecamp-projektityötilaan.

1. Työkalu sisältää tiiviin paketin ominaisuuksia jotka on suunniteltu loppuun asti.
2. Tavallinen peruskäyttäjä saa kommentoitua ja ladattua tiedostonsa ryhmätyötilaan helposti ilman erillistä koulutusta.

Helppokäyttöisyyden takana on tosin vuosien työ ja miljoonien käyttäjien antama jatkuva palaute. Taustalla oleva 37 Signals -yrityskään ei maagisesti ole onnistunut tekemään helppokäyttöistä työkalua ensimmäisellä kerralla. Ja edelleen Basecampissakin on toimintoja, joiden kanssa käyttäjillä on vaikeuksia. Esimerkiksi wiki-tyyppiset muistiinpanosivut (Writeboards) eivät ole edelleenkään integroitu aivan saumattomasti muuhun Basecamp-kokonaisuuteen.

Basecamp on vuodesta toiseen osoittanut olevansa projektityötilaratkaisujen eliittisarjaa. Suomessa on varmasti satoja, ellei tuhansia asiakkaita, jotka ovat käyttäneet Basecamppia jo vuosia projektiensa hallintaan. Erityisen suosittu Basecamp on Suomessa pienten yrityksien käytössä. Isompien yrityksien käytössä Basecampiin törmää lähinnä yksittäisten osastojen ja tiimien täsmäaseena, jonka kautta hallitaan yhteistoimintaa esimerkiksi mainostoimistojen tai it-toimittajien kanssa.

Hyödyt projektipäällikölle ja ryhmän jäsenille

Basecampin etuja yksilötasolla on erityisesti sähköpostiruuhkan helpottaminen kun viestit tallentuvat yhteiseen ryhmätyötilaan eikä kaikkia kirjeenvaihtoja tarvitse itse arkistoida. Ryhmän jäsenet voivat myös käydä keskusteluja Basecampin viestien avulla siten, että sähköpostihälytykset tulevat vain määrätyille henkilöille, mutta keskusteluketju on silti koko ryhmän nähtävillä ryhmätyötilassa.

Esimerkiksi jos projektissa on mukana sekä teknisiä ihmisiä että liiketoiminnan edustajia, niin Basecampissa tekniset ihmiset voivat käydä keskusteluita ja laittaa sähköpostihälytykset vain teknisille ihmisille. Liiketoimintaihmiset voivat silti ryhmätyötilassa käydessään selailla läpi keskustelut ja halutessaan osallistua keskusteluihin, mutta heidän sähköpostilaatikkonsa ei täyty viesteistä joihin heidät on laitettu CC:ksi “kaiken varalta”. Tämä helpottaa etenkin projektipäälllikköä joka voi kohdentaa viestintää tehokkaasti, ja silti pitää kaikki tarvittaessa tietoisina siitä mitä projektissa tapahtuu.

Basecampin tyypillisimpiä käyttötarkoituksia projektityössä tai pysyvämpien tiimien kanssa on materiaalien tallentaminen ryhmätyötilaan kaikkien saataville. Näin esimerkiksi kokousten ja tärkeiden tapahtumien materiaalit saadaan jaettua helposti kaikille ja materiaalit ovat myös myöhemmin helposti löydettävissä. Basecamp toimii tällöin yhteisten materiaalien “master”-paikkana, ja esimerkiksi projektipäällikön tehtäviin kuuluukin vahtia, että kaikki yhteiset materiaalit todella tallennetaan ryhmätyötilaan.

Yhdellä projektilla kokeilu onnistuu ilmaiseksi ja 24 dollarin kuukausihinnalla pääsee vauhtiin

Basecamp on tyypillinen palveluna ostettava web-palvelu, jonka laskutus tapahtuu kuukausittain palveluun syötetyltä luottokortilta. Tosin kokeilu onnistuu nykyisin ilmaiseksi, ja yksittäistä projektia voi jo hyvinkin pyörittää myös ilmaisella tilillä. Ilmaisen tilin rajoituksista merkittävin on 10 megatavun tallennusraja, joten liitetiedostoja ei kovin paljon voi ilmaisessa projektissa pyöritellä.

Vakavaan käyttöön kannattaa kuitenkin ostaa suoraan 24 dollarin versio. Tällä hinnalla saa 15 aktiivista projektia ja 5 gigatavua tallennustilaa tiedostoille. Aika monen yrityksen projekteja pyörittelee jo tällä tilillä melkoisen hyvin. Kallein tili on tätä kirjoitettaessa 149 dollaria kuukaudessa ja sisältää rajoittamattoman määrän projekteja sekä hulppeat 75 gigatavua tallennustilaa. Hintatiedot tosin voivat muuttua aina välillä, joten kannattaa tarkistaa tilanne suoraan Basecampin hinnastosta.

Hintataulukostakin voi päätellä hyvin sen, että Basecamppia halutaan käytettävän nimenomaan projektinhallintaan ja ketteränä ryhmätyöskentelyvälineenä. Tavoitteena ei ole rohkaista käyttäjiä keksimään Basecampille moniulotteisempia tai eksoottisia käyttötarkoituksia.

Ominaisuudet karsittu minimiin

Yleensä projektinhallintaohjelmistoja mainostetaan sillä miten paljon niiden avulla voi saada aikaan ja miten monipuoliset ominaisuudet ohjelmistossa on. Basecamppia voisi sen sijaan mainostaa melkein kertomalla mitä sillä EI voi tehdä. Esimerkiksi Basecampilla ei voi tehdä monimutkaisia GANT-kaavioita tai määritellä esimerkiksi projektin kriittisiä polkuja. Basecampilla ei myöskään voi tehdä monimutkaisia, sisennettyjä tehtävälistoja ja määritellä näille esimerkiksi pakollisia kenttiä (kuten valmistumisaste, käytetyt työtunnit, jne.). Tuntien kirjaaminen on Basecampin ominaisuus, mutta projektipäälliköllä ei ole käytössään mahdollisuuksia konfiguroida ja säätää toimintoja juuri sellaiseksi kuin haluaa. Joko toiminnallisuus osuu tarpeisiin, tai ei osu.

Suppeasta toimintojen määrästä huolimatta Basecamp on monella alueella erittäin perusteellinen ja hienostunut työkalu. Esimerkiksi projektihenkilöstön välillä käytävän sähköpostiviestinnän voi siirtää Basecamppiin ja samoin kaikki tehtävälistat. Projektin aikataulun voi siirtää välietappeihin ja kaikki tiedostot, viestit ja tehtävälistat voi myös liittää näihin välietappeihin.

Harvoin törmää web-sovellukseen, jonka toimintavarmuus ja ominaisuuksien viimeistelyn taso olisi yhtä korkealla kuin Basecampissa. Laatuvaikutelmaa vahvistaa entisestään esimerkiksi erittäin pitkälle viety mobiiliversio joka toimii selainpohjaisesti ja hyödyntää esimerkiksi kosketusnäyttöisten puhelimien ominaisuuksia erinomaisesti.

Video mobiilikäytöstä (HTML5 mobiilisivusto kyseessä):

Mobiilikäyttöliittymän tarvetta tosin vähentää olennaisesti se, että Basecampista tuleviin viesteihin voi vastata suoraan sähköpostin avulla ja Basecamp vastaanottaa sujuvasti myös liitetiedostoja sähköpostitse.

Ei edes yritä olla isojen konsernien ratkaisu

Vuodesta 2004 asti kehitetty työkalu on keskittynyt hyvin rajalliseen asiakaskuntaan. Basecampia ei esimerkiksi saa yhdistettyä mihinkään organisaatioiden käyttämään keskitettyyn käyttäjähallintaan (kuten Active Directory tai LDAP). Täten Basecamp on erittäin tyypillinen palveluna ostettava täsmäratkaisu, jossa on oma käyttäjähallinta, ja edes isot konsernit eivät voi ostaa poikkeuksia tähän malliin. Jokainen käyttäjätunnus on luotava Basecamppiin sen omien hallintakäyttöliittymien kautta ja myös käyttöoikeuksia hallitaan sovelluksen sisältä. Tämä jo yksinään tekee Basecampista esimerkiksi monien isojen konsernien IT-osastojen näkökulmasta varsin ongelmallisen työkalun. Myös pienempien talojen IT-osastot suhtautuvat täsmäratkaisuihin usein varauksella, koska tällaisesta erillisestä työkalusta voi tulla hallinnan kannalta painajainen. Jos esimerkiksi työntekijä lähtee talosta, niin hänen tunnukset on muistettava käydä sulkemassa monesta eri paikasta.

Tosin monessa pienemmässä yrityksessä tai vaikkapa järjestössä ei ole keskitettyä käyttäjähallintaa ollenkaan, joten silloin tämä asia ei ole kovin merkityksellinen. Lisäksi jos tarkoituksena on käyttää Basecamppia ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa, niin käyttäjätunnusten hallinta on muutenkin melkoinen homma. Tällöin se, että omankin henkilökunnan tunnuksia joudutaan hallinnoimaan erikseen ei olekaan enää niin iso kysymys. Käyttäjätunnusasian vakavuus on tosin hyvin organisaatiokohtainen asia. Käyttäjien kannalta erilliset tunnukset ovat tietysti aina ylimääräistä työtä, mutta mikäli palvelu auttaa tekemään asioita muutoin tehokkaammin, niin erilliset tunnukset eivät yleensä ole ongelma.

Basecamp edustaa fiksua täsmätyökalua täsmätarpeeseen

Basecampin kilpailijoita isojen konsernien käytössä ovat esimerkiksi Microsoftin Project Server tai Camakon EPM. Käytännössä näitä mainittuja raskaan sarjan projektihallintatyökaluja ei voi kuitenkaan verrata edes Basecamppiin. Basecamp on näihin yhdistelmä-rekka-autoihin verrattuna Volkswagen Golf pienellä moottorilla.

Käytännössä työkalu ratkaisee tiimien ja yksilöiden kannalta kuitenkin samoja ongelmia – eli tekee projektityöstä helpompaa ja sujuvampaa. Lisäksi kun Basecampin saa käyttöön puolen tunnin työllä ja luottokortilla, niin houkutus kokeilla on suuri. Basecampin kaltaiset täsmäohjukset ovatkin yhä useammin myös isojen organisaatioiden IT-yksiköiden haasteena. Haasteen sijasta kannattaisi näihin työkaluihin suhtautua kuitenkin positiivisesti. Basecamp voi esimerkiksi soveltua joihinkin markkinointiyksikön projekteihin paljon paremmin kuin IT-yksikön suurella vaivalla ja rahalla pystyttämä Project Server kaikkine hienouksineen. Myös jonkin yksikön kaipaamaan extranet-tarpeeseen saattaisi hyvin soveltua Basecamp-ryhmätyötila.

Suomessa käyttäjiä, mutta ei tukitahoja

Suomessa Basecamp vaikuttaisi olevan eniten käytössä projekteissa, joissa on useita eri toimijoita mukana. Lisäksi pysyvät tiimit käyttävät Basecamppia kokousten organisoinnissa, materiaalien jakamisessa ja aikataulujen hallinnassa. Esimerkiksi yhtiöiden hallitukset ja muut erilaisista osapuolista koostuvat tiimit voivat hyödyntää Basecamppia. Suomessa Basecampin omaksumista myös helpottavat lukuisat käyttöliittymäkielivaihtoehdot, joiden joukossa on myös suomi ja ruotsi.

Laajasta käytöstä huolimatta Basecamppia ei kukaan markkinoi Suomessa, tai tarjoa minkäänlaisia tukipalveluita. Tämä on yksi tämänkaltaisten palveluna ostettavien sovelluksien haaste yrityksien näkökulmasta. Basecampilla on miljoonia käyttäjiä ympäri maailmaa, mutta ei minkäänlaista ekosysteemiä joka tukisi käyttäjäorganisaatioita. Asian kääntöpuoli on tietysti se, että Basecamp on niin erikoistunut ja pitkälle hiottu työkalu, että tukitarpeet ovat hyvin minimaaliset sen jälkeen kun itse työkalu on ostettu ja koulutettu käyttäjille.

Kotimaisten suunnittelu- ja mainostoimistojen näkökulmasta Basecamp on myös hyvin amerikkalainen sovellus, johon ei välttämättä saa esimerkiksi omia laskutusjärjestelmiä yhdistettyä. Tämä rajoittaa leviämistä ainakin jonkin verran. Esimerkiksi kotimainen Severa on ymmärtänyt tämän puutteen, ja tarjoaa omaan projektinhallintatyökaluunsa monenmoisia liitännäisiä jotka sopivat myös kotimaiselle markkinalle.

Jos tarve on kuitenkin vain saada yksinkertainen ja edullinen ryhmätyötila pystyyn yksittäiselle projektille tai useammille projekteille, niin Basecamp tarjoaa erittäin kilpailukykyisen vaihtoehdon. Ison organisaation projektinhallintaratkaisuksi Basecampista ei ole, mutta isollekin organisaatiolle voi ketterästä täsmätyökalusta olla hyötyä joissain tilanteissa.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

“Arkisin noin 40-50 kappaletta, viikonloppuisin vähemmän.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

“Suurin osa sähköpostista ei onneksi vaadi toimenpiteitä tai edes lukemista. Toimenpiteitä vaativat sähköpostit merkkaan Gmailiin tähdellä ja/tai kirjoitan Google Taskiin todona. Muut viestikanavat (Twitter, Facebook, Google Reader, harvemmin Google+) pyrin käymään läpi – vaihtelevalla menestyksellä – riittävän harvoin, jotta aikaa jäisi myös keskittymistä vaativiin töihin (so. lukemiseen ja kirjoittamiseen).”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

“Käytän Googlen kalenteria ja jo mainittua Google Taskia. Tällä hetkellä en onneksi joudu hirveästi järjestelemään tapaamisia. Siinä käytän toisinaan avuksi Doodlea. Todo-listan pyrin pitämään ajan tasalla ja mahdollisimman lyhyenä.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

“Minulla ei ole kovinkaan sofistikoitunutta dokumentinhallintaa. Erilaiset temaattiset kansiot ja alakansiot tietokoneilla ja Google Docsissa ovat riittäneet tähän asti. Eri tietokoneiden tavarat synkronoituvat keskenään Dropboxin avulla. Osan sähköposteista tagaan temaattisesti.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

“Minusta tehokkuuden maksimointi ei ole järkevä tavoite. Tehokkuudella ei ole ylärajaa eli paremman tehokkuuden jatkuva tavoittelu johtaa nähdäkseni väistämättä loppuunpalamiseen.  Toisaalta on hyvä kysymys, mitä on tehokkuus tietotyössä. Tiedon tai luovan työn tulokset ovat vaikeasti mitattavissa. Onko tärkeämpää määrä vai laatu, laaja pintatieto vai spesifi syvätieto? Myös vitkastelu ja tekemisen viivyttely joissain vaiheissa saattaa olla lopputuloksen kannalta hyväksi.

Parhaillaan yritän muuttaa omaa suhtautumistani ja käyttäytymistäni suhteessa kommunikaatiopalveluihin. Olen huomannut itsessäni vähintäänkin orastavaa addiktiota sähköpostiin ja some-palveluihin. Hienoa olisi, jos en ajautuisi huomaamattani näihin palveluihin, vaan ainoastaan tietoisen päätökseni seurauksena.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta? (tässä voi oikeastaan viitata ihan mihin tahansa, ja vaikka sekin että ei tarkista iltaisin koskaan mailejaan)

1. “Työaikana pyrin luomaan riittävästi tilanteita keskittymistä ja syventymistä vaativille tehtäville. Olen käyttänyt apuna todo-listoja ja pomodoro-teknikkaa. Pyrin aikatauluttamaan työviikkoni siten, että minulla olisi joka päivä kokonaisia työpäiviä, joissa voin keskittyä pitkäjänteisesti.
2. Yritän olla ajelehtimatta kesken muiden töiden sähköpostiin tai some-palveluihin (vaihtelevalla menestyksellä). Toisin sanoen yritän käydä niissä vain silloin tällöin.
3. Harrastan päivittäin meditaatiota. Tällä on moninaisia vaikutuksia niin mielentilaan, kiireen kokemukseen kuin asioiden tärkeysjärjestyksen hahmottamiseen.
4. Pyrin tunnistamaan omaa mielen ja kehon tilaa koko ajan. Luotan, että toimimalla siten, mikä tuntuu kaikille parhaalta vaihtoehdolta, voi elää rauhallisemmin ja tyynemmin.
5. Yritän olla vapaa-ajalla etupäässä offline-tilassa.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia “temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

“Koska tietotyössä jokainen on oman työnsä johtaja, jokaisen tulisi kyetä reflektoimaan itseään ja toimintaansa. Tätä ei kuitenkaan painoteta kovin usein. Tunteiden hallinta, sosiaalinen älykkyys, itsensä ja muiden huomioiminen ovat mielestäni tärkeitä, mutta helposti huomaamattomia taitoja (so. niitä on vaikea mitata). Itse koen, että meditaatio on ollut itselleni kanava näiden asioiden tutkiskeluun ja ymmärtämiseen. Vastavuoroisen huomiointikyvyn kehittämisen edistäminen olisi tärkeää tietotyön johtamisessa. Tietotyö on jatkuvaa oppimista, joten vastavuoroinen apu ja toisaalta omien töiden priorisointikyky ovat tärkeitä.
Olemme kokeilleet työyhteisössäni yhteisiä Pomodoro-päiviä, joissa olemme työskennelleet samassa tilassa yhteisen Pomodoro-ajastuksen avulla. Tämän avulla työt tulevat tehdyksi, taukoja on riittävästi ja ihmiset tutustuvat toisiinsa luontevasti, koska tauot ovat kaikille yhteisiä.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Juhana edustaa tietotyöläistä, joka tarvitsee keskittynyttä työaikaa riittävästi jotta tutkimustyöt edistyvät. Täten onkin mielenkiintoista miten paljon Juhana painottaa mielenhallintaa ja reflektointikykyjen merkitystä. Useinhan tietotyöstä puhuttaessa painotetaan työvälineitä ja henkilökohtaista työvälineosaamista. Juhana painottaa paljon enemmän reflektointikykyä omassa tekemisessä ja kurinalaisuutta oman työn hallinnassa.

Sosiaaliset mediat koukuttavat myös Juhanaa, mutta Juhana ei vaadi Facebookin käyttökieltoa organisaatioonsa. Tietotyöläisen tärkeä tehtävä onkin tarkkailla jatkuvasti itseään, ja tarvittaessa rajoittaa omaa toimintaa myös ruudun ääressä. Itsekuri ja reflektointi ovatkin Juhanan mukaan keskeisiä tietotyöläisen taitoja – paljon tärkeämpiä kuin kyky pitää dokumenttinsa ja sähköpostinsa täydellisessä järjestyksessä!

Lisätietoa:

• Juhanan blogi
• Juhanan Mindfulness-kurssit ja koulutukset tietotyöläisille (huom.io)
• Juhanan tietotyö-aiheiset blogijutut (“mielen dieetit”). Ehdottoman suositeltavaa luettavaa tietotyöläisille.

Juttu on ajankohtainen nyt kun isojen IT-hankkeiden epäonnistumisia käsitellään lehdissä (esim. VR:n lipunmyyntijärjestelmä), mutta aihe kannattaa ottaa vakavasti myös pienempien projektien näkökulmasta. Jos tietojärjestelmiä kehitetään vain liiketoiminnan näkökulmasta, niin usein päädytään ottamaan käyttöön järjestelmiä, joiden kanssa käyttäjät viettävät varsin paljon aikaa – ja joiden käyttö ei ole käyttäjien kannalta loogista. Tästä taas voi yhtälailla syntyä miljoonien eurojen kustannukset ja menetykset.

Reima ja Wiberg listaavat artikkelissaan joukon erilaisia ominaisuuksia, joihin IT-ostajien tulisi kiinnostaa huomiota. Nämä kriteerit ovat ammattiostajille varmasti tuttuja, mutta niissä on muutamia huomioita joiden takia ne kannattaa toistaa. Reiman ja Wibergin kriteerit (tiivistäen ja hieman muokaten):

1. Hankintahinta, mukaan lukien käyttö- ja ylläpitomaksut (raha, koulutus, sisäiset resurssit)
2. Toimintakyky ja vastaavuus käyttötarkoitukseen
3. Käytettävyys (etenkin subjektiivinen käytettävyys jonka käyttäjät arvioivat)
4. Helppokäyttöisyys ja sen tukimateriaali (erillisenä kohtana tässä listassa siis ohjelmiston omaksuttavuuskynnys)
5. Toimintavarmuus (eri olosuhteet, erilaiset käyttöjärjestelmät)
6. Toimittajan luotettavuus (“toimittajan soisi pysyvän bisneksessä ainakin lähitulevaisuuden”)
7. Toimintatapa (ostetaanko palvelua vai omaan ympäristöön asennettava ohjelmisto)
8. Referenssit (ketkä suosittelevat ja miksi?)
9. Helpdesk-tuki (millainen tuki? millä kielellä? miten nopeasti?)
10. Integraatio ja integraatiopolut (yhteentoimivuus yleisesti ja valmiiksi mietityt integrointipolut/lisäosat)
11. Lähdekoodi (onko lähdekoodi käytettävää? avoimuus ei tässä ole itseisarvo, vain omistusoikeus asiakkaan näkökulmasta)
12. Päivitys (miten usein ohjelmisto tulee päivittymään?)
13. Ympäristö (tekninen ympäristö ja sen vaatimukset)
14. Käytäntö (miten ylläpidetään, miten päivitetään, miten tuetaan – käytännössä)
15. Palaute (miten toimittaja kerää palautetta, ja miten hyödyntää sen)

Lista kärki on lihavoitu tämän jutun kirjoittajan toimesta, koska vaikka kärkikohta (hinta) on varsin perinteinen kriteeri, niin toinen ja kolmas kohta ovat asioita joiden todella toivoisi näkyvän enemmän järjestelmävalinnoissa. Kun halutaan aidosti hankkia tietojärjestelmiä, jotka helpottavat ja tehostavat käyttäjien päivittäistä työtä, niin käyttötarkoitukseen sopivuus ja käytettävyys täytyy olla listan kärkikolmikossa.

Haasteena tässä on se, että ostajien on oltava realistinen sen faktan kanssa, että jos todella priorisoidaan käyttötarkoitukseen sopivuus korkealle, niin voidaan joutua tinkimään aika rajustikin listalla myöhemmin olevista asioista.

Monet organisaatiot lähtevät kyllä valintaprosesseihin tuon kaltaisen listan kanssa, mutta kun havaitsevat markkinan olevan puutteellinen (etenkin Suomessa, jossa it-toimittajia ei ole rajattomasti), niin päätyvät ylikorostamaan listan loppupäätä, koska pelkäävät saavansa haukut myöhemmin ostettuaan liian pieneltä tai tuntemattomalta toimijalta. Listan loppupäähän korostaa turvallisuutta, ja etupää korostaa soveltuvuutta.

Kärjistäen voisi sanoa, että mitä enemmän korostetaan listan loppupäätä, niin sitä todennäköisemmin päädytään leikkimään Tiedon, Accenturen, Logican tai jonkun muun elefantin kanssa – ja yleensä järjestelmien valmistajan nimikin on jokin jättiläinen, kuten Microsoft, Oracle tai SAP. Joskus tietysti näiden mainittujenkin kanssa voi saavuttaa käyttötarkoitukseen sopivuutta ja kustannustehokkuutta, mutta kokemus lienee VR:llekin osoittanut, että elefantit tuppaavat olemaan parempia tuon listan loppupuoliskon asioiden kanssa.

Jutun kommenteissa nostetaankin esille ajatus projektien pilkkomisesta, ja ylipäätään ison hankkeen ketjuttamisesta siten, että kerralla ei yritetä hankkia kaikkea. Tämä on tärkeätä myös käyttötarkoitukseen sopivuuden ja käytettävyyden näkökulmasta. Myyntidemojen ja hienojen powerpoint-esityksien avulla ei kovin usein saada todennettua esimerkiksi järjestelmän käytettävyyttä todellisten loppukäyttäjien toimesta. Listan loppupään ylikorostuminen hankinnoissa johtuu siis siitäkin, että alkupään asioiden arvottaminen ja vertailu on paljon vaikeampaa.

Tosin käytännön muutoksen kannalta kenties isoin ongelma piilee silti siinä, että “isojen juttujen” ostaminen on vain yksinkertaisesti paljon “seksikkäämpää” hommaa monien tahojen mielestä. Isot organisaatiot haluavat tehdä isoja ostoksia, ja isot IT-talot haluavat myydä isoja paketteja. Pienten palasten ostaminen ja tekeminen ei vain saa samanlaista johtoryhmätason huomiota isossa talossa mitä “tosi iso IT-projekti” saa. Tämä on yksinkertaisesti harmillista.

Ehkä näissä isoissa epäonnistumisissa piilee pieni siemen siihen, että ostajatkin ryhtyvät arvostamaan pienten palasten ostamista, ja ehkä jopa isotkin talot ryhtyvät arvostamaan pienempien projektien myymistä.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

“Sähköpostien määrä on laskenut parina viime vuonna. Nykyään saan työhön liittyviä maileja arviolta keskimäärin noin 40 – 50 mailia per päivä. Suurin syy mailien määrän pudotukseen on luultavasti firman sisäisen pikaviestimen käytön voimakas lisääntyminen. Aiemmin mailia laittaneet kollegat ottavat yhteyttä chattaamalla, kun näkevät että olen tavoitettavissa.

“Itse asiassa en koe mailipaljoutta itseni kohdalla erityisenä ongelmana.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

“Tunnustan kyllä olevani sillä tavalla tapojeni orja, että tsekkailen maileja työaikana useita kertoja tunnissa – palaverissa istuessanikin mobiilimailin kautta. Tähän oikeasti ei olisi tarvetta, sillä on olemassa muita keinoja siihen, jos minut pitää kiireisesti tavoittaa. Mobiilimaili on siis säännöllisesti käytetty työväline, tosin harvoin vastailen maileihin sitä kautta. Mailien arkistoinnin/kansioinnin suhteen olen joskus ollut melkoinen tieteilijä. Minulla oli rakennettuna uskomattomia kansiorakenteita ja luokittelujärjestelmiä itseäni varten, jonne raahailin ja taggailin maileja. Nykyään yritän päästä mahdollisimman – siis MAHDOLLISIMMAN – helpolla. Raahaan kaikki yli pari kuukautta vanhat mailit arkistopuolella olevaan vuosikansioon ja that’s it. Luotan mailisysteemin hakuun löytääkseni tarvittaessa haluamani ja homma on toiminut näin vallan mainiosti. En ole edes rakentanut mitään säännöstöjä mailien arkistointiin, koska jostain itsellenikin tuntemattomasta syystä haluan tehdä tuon “raahausoperaation” manuaalisesti juuri silloin kun siltä tuntuu.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

“Kyllä tuo kaikki tapahtuu combolla “outoluukun” työvälineet (maili, kalenteri, tasks) ja OneNote. Työnkulku on jälleen kerran mahdollisimman simppeli. Mailien kautta tulevat taskit täppään tehtäviksi, joihin ehkä rikastan ko. tehtävään liittyvillä huomioillani. OneNote on uskomattoman hyvä ja helppo apulainen tehtäviin, joita tulee kirjoittaessa muistiinpanoja paltsuissa. Sinne voi täpätä ranskiksen tehtäväksi ja se näkyy saman tien outoluukun tehtävälistoilla. Tapaamisten hallinta menee aivan standardikaavan mukaan outlookin kalenteriosiolla. Privaattipuolen kalenterihallinta puolestaan mullistui kun perheeseen hankittiin sormeilutietokone, jonka kalenteriin nykyään kirjataan perheen kaikki menemiset, harrastusajat jne.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

“Taistelen kyllä kovasti tuota “omat dokumentit” käsitettä vastaan. Ihan oikeasti! Minulla ei mielestäni ole yhtään ainutta omaa dokumenttia mitä tulee työasioihin – on vain eri luonnosvaiheessa olevia sekä valmiita. Kuulostaa idealistiselta, mutta minusta koko “omien dokumenttien” -käsite on luonnoton. On vain työyhteisön yhteisiä dokumentteja, joiden (yhtenä) tekijänä olen ollut. Tästä johtuen pyrin tallentamaan kaikki dokumentit ryhmä-/virtuaalityöympäristön dokumenttien hallintaan. Tietyn prosessin dokumentit on pakko tallettaa vielä verkkolevylle, mutta tästä olemme pääsemässä aitoon dokumenttien hallintaan piakkoin.

Tsekkasin oikein tätä kysymystä pohtiessani “My Documents” -kansioni. Onhan siellä tavaraa, mutta ne ovat pääsääntöisesti kopioita sellaisista kansioista, joita en muuten saa helposti offline. Tai kamerakännykälläni räpsimiä kuvia, jotka näköjään automaattisesti synkkautuvat ko. kansioon. Selvisipä tuokin minulle nyt

Reissaan sen verran paljon, että mulla on käytössä ko. ryhmätyövälineen desktop-versio, joka mahdollistaa myös sujuvan offline-käytön ja tiedostojen synkkauksen kun olen nopeamman verkon äärellä. Poikkeus on ehkä nuo omaan käyttöön tarkoitetut muistiinpanot OneNotessa, joista saatan julkaista muistioita laajempaan jakeluun – eli juurikin tuonne ryhmätyövälineeseen.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

“Käytössä olevat välineet tukevat työtäni minusta hyvin – ei siinä mitään. Tietojen löytäminen monista taustajärjestelmistä (ryhmätyötilat, wikit, intra, verkkolevyt jne.) on ehkä kuitenkin suurin ongelma, jonka kehittämiseen olemme parhaillaan kylläkin tekemässä töitä ottamalla käyttöön tehokkaalla hakukoneella terästettyä sähköistä työpöytää. Henkilökohtaisesti uskon juurikin haun olevan merkittävin tietotyötä tehostava yksittäinen ratkaisumalli.

Lisäksi tietotyön työkulttuuri on suuressa työyhteisössämme kovin heterogeeninen ja läheskään kaikkia mahdollisuuksia mitä on tarjolla ei vaan käytetä. On ryhmiä, jotka käyttävät paljon ryhmätyön tukivälineitä: työtiloja, wikejä, blogeja, online-kokouksia jne. Sitten on porukoita, jotka vielä vannovat verkkolevyjen nimeen ja suhtautuvat karsaasti esim. online-kokouksiin. Pikaviestimen käyttöönotto parisen vuotta sitten oli suurimpia yhteistyökulttuuria ravistaneita ja eteenpäin potkineita asioita viimeaikoina. Sen vain tuli käyttöön ja käyttö levisi kulovalkean tavoin – edes koulutusta ei tarvittu.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta? (tässä voi oikeastaan viitata ihan mihin tahansa, ja vaikka sekin että ei tarkista iltaisin koskaan mailejaan)

“Keinoja on muutamia:

• Lomalla ja viikonloppuisin en tarkasta työmaileja. En!
• Tulvan ollessa valtoimellaan, otan tunnin – pari offline-aikaa (puhelimet kiinni, verkkopiuha irti, yrmeä ilme naamalle) ja järjestän task listani vimosen päälle kuntoon. Tämä on riitti – mutta auttaa aina .
• Hikilenkki rullaluistimilla tai bänditreenit on myös takuuvarma irtautumiskeino ahdistuksesta, joka joskus saattaa jäädä päälle vapaa-ajalle.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia “temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

“Johdon tulisi näyttää esimerkkiä: blogata, käyttää ryhmätyövälineitä, olla virtuaalisesti läsnä, jakaa tietoa – tietenkin harkiten. Esimerkin voima on vaan kummallisen suuri. Olen työurani aikana nähnyt monia ns. “jähmeiksi” luultuja organisaatioita, joissa johto on esimerkillään kyennyt vaikuttamaan todella positiivisesti kulttuurin muuttumiseen.

Itse tietotyöläisenä olen varmaan melkoisen tavallinen tallaaja, ehkä suurin asia jonka nostaisin esiin on juuri tuo hiljainen vastarintani “omia dokumentteja” vastaan. Miksi sellaisia pitäisi olla? Maksaako työnantaja “omien dokumenttien” tuottamisesta ja varastoimisesta itsellään?

Joskus kun vielä pääsisi itsekin eroon liitetiedostojen lähettelemisestä sähköpostilla. Siinä suhteessa nykyiset välineet saisivat kehittyä eli tehdä helpommaksi poimia sähköpostiin linkki tiedostoon, joka majailee tietokannassa. Nyt vaatii yleensä leikkaa-liimaa menetelmää, jota ei vaan aina viitsi tehdä.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

On mielenkiintoista kuulla miten Digian kaltainen organisaatio toimii sisäisesti. Paljon työvälineitä on käytössä, ja koko ajan kehitetään lisää, mutta haasteena on saada organisaatio toimimaan edes joillain alueilla samankaltaisesti. Epäilemättä heterogeeniset työtavat ovat monen organisaation isoin ongelma – eikä tietotyön tekemistapoja oikein sovi ihmisille pakottaakaan. Peltolan mukaan Digiallakin suurimmat voitot on saatu kun yksilöt ovat itsenäisesti huomanneet miten uudet työkalut helpottavat elämää ja tehostavat työtä.

Ehkä ulkopuolisen näkökulmasta ihmetyttää hieman se, että isossa organisaatiossa sallitaan myös selkeästi vanhentuneet ja epätehokkaat toimintamallit – mutta toisaalta Digia on kovin monialainen firma, jossa eri yksiköiden autonomialla on varmasti omat syynsä. Tietohallinto toki ei liene tämän todellisuuden kanssa täysin tyytyväinen – ja lienee heterogeenisyydellä myös vaikutuksensa organisaatiorajat ylittävään yhteistyöhönkin.

Mielenkiintoinen on myös Peltolan näkemys “omista dokumenteista”. Tässä voidaan sanoa olevan jo yhden perustavaa laatua olevan kysymyksen äärellä. Siirtyminen yksilökeskeisestä työstä ryhmäkeskeiseen työhön todellakin vaatii luopumista “omien dokumenttien” ajatuksesta. Keskittymällä tähän ajatukseen säännöllisesti myös omassa työssä varmasti moni tietotyöläinen saisi kasvatettua omaa tehokkuuttaan ja arvoaan organisaatiolle!

Lisätietoa:

• Tuomo Peltola (LinkedIn)
• Tuomo Peltolan blogiartikkeleita Digian sivuilla

OP hakee selkeästi omistajaa intranet-palveluille, mutta fiksusti myös edellyttää saman henkilön toimivan myös kehitysprojektien projektipäällikkönä.

“Haemme nyt intranet-kehityspäällikköä kehittämään OP-Pohjola-ryhmän Intranet-palvelukokonaisuutta. Tässä uudessa liiketoiminnan tehtävässä vastuullasi on OP-Palvelut Oy:n tuottamien Intranet-palveluiden kehittämisen ohjaaminen ja johtaminen sekä Intranet-palveluiden asiakastyytyväisyyden varmistaminen. Vastaat liiketoiminta- ja organisaatiotarpeisiin perustuvien sisäisten kanavien konseptien kehittämisen johtamisesta ja konseptien suunnittelusta sekä toimeenpanosta. Lisäksi toimit kehitysprojektien projektipäällikkönä.”

Vaatimuksista muutamat ovat erityisen kuvaavia:

• “ymmärrystä Internet- ja Intranet- palveluiden kehityksen trendeistä”
• “näkemystä sosiaalisen median mahdollisuuksista yrityksen sisäisessä käytössä”
• “osaamista verkkosisällöntuotannosta ja -julkaisemisesta”
• “liiketoimintaosaaminen SharePoint-alustan käytöstä sekä hakuteknologioista on etu.”
• “kokemusta projektimaisesta työskentelystä”
• “luovuutta, kykyä tunnistaa mahdollisuuksia ja löytää uusia ratkaisuja
• “kyky toimia verkostomaisessa työyhteisössä ja ohjata palveluiden kehittämiseen ja tuottamiseen osallistuvia yhteistyökumppaneita”
• “kykyä työskennellä sekä liiketoiminta- että ICT-osaajien kanssa”

Intranet-kehityspäällikkö tarvitsee tuntemusta verkkopalveluiden kehittämisestä, mutta vaatimukset tekevät myös hyvin selväksi sen, että nyt on kyse sisäisten palveluiden kehittämisestä. Tällöin ei pelkkä trenditietoisuus auta, vaan on kyettävä kommunikoimaan ja käymään dialogia talon sisällä parhaita käytänteitä etsien ja monistaen. Myös sisäisessä käytössä olevien sosiaalisen median työkalujen käyttö on selkeätä vastuuttaa intranet-kehityspäällikölle. Tämäkin osaltaan laajentaa intranet-kehityspäällikön roolia myös ryhmätyöjärjestelmistä vastaamiseen ja entisestään eriyttää tehtävää internet-sivustojen kehityksestä.

Tämänkin pohjalta voi rohjeta ennustamaan, että isot organisaatiot yhä enemmän vastuuttavat sisäisen yhteistoiminnan ja intranetit jatkossa yhdelle henkilölle ja vastuualueeelle – ja julkiset internet-sivustot jäävät yhä useammin viestintäjohtajien ja muiden ulkoiseen viestintään erikoistuneiden henkilöiden vastuulle.

Lisätietoa:

• Rekryilmoitus Oikotiellä: Intranet-kehityspäällikkö, OP-Pohjola

1) Mobiiliversiot intraneteista

Ensimmäinen trendi listalla on mobiili. Kirjoittaja viittaa tutkimukseen, jonka mukaan 7% organisaatioista olisi optimoinut intranettiaan mobiililaitteille ja 12% olisi parhaillaan tekemässä näin. Tästä kirjoittaja tekee johtopäätöksen, että laajempi omaksuminen mobiilikanaville tapahtuisi seuraavan 12 kuukauden aikana.

Aihe on ehdottomasti mielenkiintoinen, mutta empiirisen kokemuksen perusteella on kyllä todettava, että ainakin Suomen osalta väite on erittäin optimistinen, jos ei suorastaan harhainen. Todennäköisesti Suomessa on yksinumeroinen luku isoja tai keskisuuria organisaatioita jotka olisivat toteuttaneet itselleen merkityksellisen mobiili-intranetin. Maailmallakin erityisiä mobiili-intranet-palveluja on tehty lähinnä laajoille teollisuus- tai jakelufirmoille joiden työntekijöillä ei ole täysiverisiä päätelaitteita.

Ainakin Suomessa tyypillisintä on törmätä tilanteisiin joissa työntekijät haluavat “kaiken tai ei mitään”. Riisutut mobiilipalvelut eivät yksinkertaisesti riitä tietotyöntekijöille. Tehdastyöntekijät taas voisivat jotain mobiilipalveluita kaivata, mutta heidän kohdallaan kirjautuminen ja tietoturvallisuuden takaaminen taas nousevat erittäin suureksi haasteeksi. Lisäksi jos jokin tehtaan työvuorojärjestelmä tehdään mobiilisovellukseksi, niin onko se enää “mobiili intranet”? Kyse on on mielestäni enemmän täsmäsovelluksesta johon tarjotaan pääsy mobiilikanavan kautta.

Tietotyöläisten mobiili-intranet vaatii erittäin paljon päätelaitteilta, ja toistaiseksi yksikään hallitsevista älypuhelinalustoista ei tarjoa kummoisia ratkaisuja mobiili-intranetin toteutukseen. Apple ja Android ovat täysin sekaisin oleva sillisalaatti vielä toistaiseksi. Nokialla ei ole tarjota mitään. Microsoftin uusi Windows 7 tarjoaa SharePoint-asiakkaille pääsyä dokumenttikirjastoihin, mutta tätäkin voi pitää vain osaratkaisuna.

Kieltämättä Microsoftin tarjonta näyttää tällä hetkellä lupaavimmalta, mutta ennenkuin organisaatiot alkavat päivittää puhelinmallistojaan laajamittaisesti Windows Phone -malleihin, niin konkretia on näistä puheista vielä kaukana.

Täten mobiili-intranetteja on vaikea pitää trendinä ainakaan Suomessa. Voisi jopa sanoa, että palataan asiaan 12 kuukauden päästä ja katsotaan sitten uudestaan, että mitä asialle pitää tehdä. Seuraavan 12 kuukauden aikana ei ole todellisia läpimurtoja vielä edessä.

2) Osaamisen löytäminen sosiaalisen intranetin avulla

Toisena trendinä jutussa nähdään “sosiaalisen intranetin” tuomien henkilöprofiilien mahdollisuudet. Kun jokaisella työntekijällä on oma profiili intranetissa, niin näitä profiileja voidaan hakea ja tämä tehostaa oikeiden tekijöiden löytämistä ja vastauksien saamista kysymyksiin.

Tämä trendi on helppo todeta löytyvän Suomestakin. Käytännössä on hyvin harvinaista, että enää vuonna 2011 edes suunniteltaisiin intranetteja, joissa jokaista käyttäjää ei tunnisteta yksilöllisesti, ja anneta käyttäjälle omaa profiilisivua jonka tietoja käyttäjä voi itse muokata.

3) Vahvempi intranetin hallintamalli

Intranettien päätoimittajia ja sisällöntuottajaverkostoja on monella organisaatiolla, mutta harvassa organisaatiossa toimintaa johdetaan systemaattisesti. Intranettien hallinta onkin monen organisaation isoin ongelma. Tämä ongelma korostuu kuitenkin tällä hetkellä monessa organisaatiossa, koska esimerkiksi Yammerin ja Salesforcen kaltaiset pilvipalvelut leviävät käyttöön nopeasti ja ilman keskitettyä koordinaatiota. Tällainen hallitsematon leviäminen voi helposti uhata koko organisaation tietotyön tehokkuutta.

Suomessa tätä trendiä ei ole vielä näkynyt käytännön tasolla – eli harva organisaatio tekee asialle mitään sen ihmeempää. Ongelman on toki moni havainnut. Yammereita ja muita täsmäsovelluksia puskee joka puolelta monessa organisaatiossa. Harvassa organisaatiossa näiden käyttöönottoa ohjataan mitenkään keskitetysti. Täten tämän trendin ainakin näkisi olevan syytä nousta esiin myös Suomessa. Toistaiseksi ei voi sanoa, että hallintamallien kehitykseen olisi alettu panostamaan.

4) Pilviratkaisujen ja SharePointin yleistyminen

Tämän trendin kanssa on helppo olla samaa mieltä. Intranetteihin liittyvissä teknologiavalinnoissa yhä useammin mietitään pilviratkaisuja, ja etenkin mietitään että “pitäisikö sittenkin ottaa vain se SharePoint”. SharePoint on kiistatta Suomessa vuonna 2011 se “turvallinen intranet-ratkaisu”.

Se, että päädytäänkö intranet-palveluissa kovin usein valitsemaan pilviratkaisu on vielä hieman epäselvää. Toistaiseksi arvioinneissa pilvivaihtoehdot ovat olleet mukana usein, ja pilottejakin on pilvivaihtoehdoilla tehty – mutta varsinaiset toteutushankkeet on tehty perinteisillä “pönttöratkaisuilla”. IT-talojen hypetyksestä huolimatta voi todellisuus olla intranet-pilviratkaisujen osalta käytäntöä laajemmin jopa vasta 2013.

5) Tehokas hakutoiminto

Tämänkin trendin kanssa on helppo olla samaa mieltä. Mistään uudesta trendistä ei tosin ole kyse. Hyvää hakua on vaadittu jo vuosien ajan. Jos jokin on parin viime vuoden aikana hieman muuttunut, niin ehkä asiakkaiden ymmärrys tämän vaatimuksen vaikeudesta intranet-kentällä. Hyvää hakua ei saa vain vaatimalla sitä tarjouspyynnössä. Omat sisällöt täytyy olla järjestyksessä jos hakutoiminnon halutaan toimivan – ja sitä asiaa ei valitettavasti teknologia ratkaise.

Yhteenveto: SharePoint ja sosiaalinen intranet ovat “Suomi-trendejä”

Keskeisimpiä trendejä Suomen intranet-markkinakentässä ovat edelleen SharePoint ja ns. “sosiaalisen intranetin” toiminnallisuudet. Yksi markkinan haasteista onkin se, että SharePoint ja sosiaalinen intranet eivät ole kovin hyvin yhteensopivia trendejä. SharePoint on ensisijaisesti dokumenttivetoinen intranet-järjestelmä, ja asiakkaat taas haluaisivat sen tarjoavan paljon muutakin kuin yksinkertaista kommentointia.

Mobiili-intranettia taas voi pitää eniten hype-trendinä. Mobiilin intranetin tarjoaminen työntekijöille on toistaiseksi paljon enemmän puhetta kuin käytännön toimintaa – ja tämä asianlaita ei luultavimmin ole muuttumassa edes parin seuraavan vuoden aikana dramaattisesti.

• Lue alkuperäinen artikkeli: “5 intranet trends for 2011 and beyond”.

Sessio oli erittäin mielenkiintoinen ja sai paljon positiivista palautetta – etenkin kun kumpikaan osapuoli ei lähtenyt mihinkään myynnilliseen “oman vasaransa” ylistämiseen. Ennakkokeskusteluissa olikin Vesan kanssa todettu, että SharePointissa ja Drupalissa on paljon enemmän yhteisiä piirteitä kuin eroavaisuuksia. Etenkin ostajien näkökulmasta moni asia tuntui enemmän samankaltaiselta kuin eriävältä.

Olimme esimerkiksi täysin samaa mieltä siitä, että “isoa kuvaa” katsottaessa Drupal ja SharePoint ovat kumpikin ensisijaisesti alustoja – eli eivät kunnollisia tuotteita eivätkä myöskään erityisen soveltuvia vaativiin räätälöinteihin – vaan jotain näiden kahden ääripään välistä. Sillisalaatteja kumpikin, voisi joku sanoa.

Järjestelmiä vertailtiin usean eri skenaarion näkökulmasta. Yhtenä skenaariona oli soveltuvuus intranet-alustaksi. Tässä artikkelissa katsotaan erityisesti kuinka intranet-käytössä SharePoint ja Drupal ottavat yhteen. Mielipiteitä muista skenaarioista voi tulkita seminaarislaideista.

Isoimmat erot tulevat järjestelmien syntyhistorioista

Isoimmat erot järjestelmien välillä nähtiin syntyvän niiden kovin erilaisista syntyhistorioista. SharePoint ponnistaa dokumenttienhallinnasta, ja Drupal taas puhtaasti verkkosisällönhallinnasta ja erilaisten web-sovellusten tekemisestä. Intranet-käytössä kumpikin historia voi olla hyödyllinen mikä tekee alustojen suoran vertailun intranet-käytössä haasteelliseksi. Toiset kun haluavat intranetiltaan enemmän verkkosivustomaisuutta ja toiset taas näkevät intranetin enemmän dokumenttivarastona.

SharePoint on turvallinen vaihtoehto

Toinen merkittävä ero järjestelmien välillä on niiden hyvin erilaiset tukiverkostot Suomessa. SharePoint nauttii vahvasta Microsoft-ekosysteemistä, ja Microsoftin tarjoamista tukipalveluista. Drupal taas on edelleen enemmän laajan harrastajajoukon juttu kuin vakavasti otettava isojen konsernien työkalu. Kumpikin meistä tosin oli sitä mieltä, että käytännössä tämä ei välttämättä näy teknisen osaamisen saatavuudessa tai laadussa, mutta saattaa toki olla merkittävä tekijä ostopäätöstä tehtäessä. Monet organisaatiot ostavat yhtä lailla turvallisuutta kuin soveltuvuutta.

Drupal on edullinen haastaja, mutta epäselvällä tulevaisuudella

Isoin haaste IT-johdon vakuuttamisessa lienee Drupalilla jonka tiekartan ennustettavuus ei yleensä tahdo vakuuttaa IT-johtoa. Tilanne on parantunut koko ajan, mutta edelleenkään Drupalin tulevaisuutta ei voi pitää kovin ennustettavana verrattuna esimerkiksi SharePointtiin. Tämä asia on vielä korostuneempi intranet-käytössä, koska intranetit ovat yleensä pitkäikäisiä ja etenkin Drupalin osalta intranet-käyttö ei ole vielä mitään kovin yleistä. SharePointin osalta isoimpana riskinä ovat nousevat hinnat, ja yleensäkin kokonaisinvestoinnin kustannukset.

SharePoint selkeä voittaja intranet-käytössä

Intranet-käytössä SharePointin edut ovat huomattavia. Täten intranet-skenaarion voitto menikin melko kiistatta SharePointille. SharePointin kyvyt dokumenttienhallinnassa, hakutoiminnoissa ja laajemminkin soveltuvuudessa erikokoisten organisaatioiden dokumenttipankiksi ovat erittäin vahvat. Tähän lisättynä hyvä yhteensopivuus Office-ohjelmistojen kanssa tekee SharePointista erittäin houkuttelevan intranet-alustan. Kustannusmielessäkin intranet-käyttö on kaikkein kilpailukykyisin SharePointin alue verrattuna avoimen koodin järjestelmiin. SharePointin ekosysteemi lisäosien ja laajennuksien puolella on myös erittäin intranet-keskeistä. Käytännössä lähes kaikki isommat it-järjestelmätuotteet tarjoavat nykyisin jonkinlaisia “SharePoint-integraatiopalikoita”.

Drupalin kohdalla intranet-käyttö taas on selkeästi heikoimpia Drupalin pelikenttiä. Onkin jopa ihmeellistä, että niin monet organisaatiot Suomessakin miettivät Drupalia intranet-alustakseen. Yksinään Drupal kun ei esimerkiksi dokumenttienhallinnassa tarjoa juuri mitään järkevää jos ominaisuuksia ja käytettävyyttä verrataan SharePointtiin. Drupalin lisäosien ekosysteemikin on rakentunut täysin web-julkaisemisen ympärille. Intraneteissa ei kymmenillä erilaisilla Twitter-palikoilla oikein juhlita. Täten Drupal vaatiikin rinnalleen käytännössä Alfrescon täydentämään dokumenttienhallinta- ja työnkulkutoimintoja. Tällöin taas mennään varsin paljon monimutkaisempaan kokonaisuuteen, ja ainakaan toistaiseksi tämän paketin tarjoajia ei Suomesta edes tahdo oikein löytyä.

Drupalin osalta on toki todettava, että järjestelmä on paljon “sosiaalisempi” lähtökohdiltaan, ja mahdollistaa näin helpommin organisaation “oman Facebookin” rakentamisen. Valitettavasti ilman dokumenttienhallintaa ja ryhmätyötiloja riskinä on, että tämä “sosiaalinen intranet” jää vain pelkäksi moderniksi keskustelupalstaksi. Joskus tämä on tietysti juuri sitä mitä halutaan. Lisäksi jos tähän yhdistyy tarve tehdä erilaisia räätälöityjä piensovelluksia, ja ylipäätään kokeilla “uusia juttuja”, niin Drupal on kiistatta SharePointtia soveltuvampi alusta.

Jos taas oma intranet on enemmän perinteisiä asioita, kuten tiedotuskanavaa, kevyttä kommentointia, dokumenttivarastointia ja hakutoimintoja, niin SharePoint tarjoaa olennaisesti paremman valmispaketin.

Ekosysteemi ja tukipalvelut Suomessa järjestelmillä kovin erilaiset

Intranet-käytössä tärkeitä huomioitavia ovat myös ekosysteemit ja tukiverkostot kotimaassa. SharePointin osalta tukea on saatavilla Drupalia enemmän, mutta SharePointinkaan osalta ei voi sanoa, että nimenomaan intranet-käyttöön erikoistuneita kumppaneita olisi kovin monia.

SharePointtia kun tekevät niin monenlaiset integraattorit ja pikkufirmat – ja näiden intressinä voi olla vain tehdä maksimaalinen määrä tuntilaskutusta eikä niinkään neuvoa asiakasta hyödyntämään SharePointtia fiksusti intranet-työkaluna. Tosin Drupalin kohdalla tämä riski on vieläkin kärjistyneempi, koska käytännössä kaikki Drupal-firmat Suomessa ovat web-firmoja joille intranettien tekeminen on täysin sivubisnes.

Suomen markkinan osalta silmiinpistävää onkin erikoistuneiden toimijoiden puute. Drupaliin erikoistuneita toimijoita on pari hassua. SharePointin kohdalla tilanne ei ole lopulta kovin paljon parempi. Markkinoilla ei yksinkertaisesti ole erikoistuneita toimijoita jotka osaisivat pitää kädestä ja ohjata. Tilannetta kärjistää se, että Drupal ja SharePoint eivät ole “intranet paketissa” -ratkaisuja vaan vaativat aktiivista kasaamistyötä, muovaamista ja hiontaa. Asiakkaana tähän on syytä varautua.

Yhteenveto: SharePoint hallitsee, Drupal ehkä haastaa jatkossa

SharePointin kyvykkyys dokumenttivetoisena intranet-alustana on melko kiistatonta. Drupalin vahvuudet taas ovat selkeästi web-julkaisun puolella. Kummallakin järjestelmällä saa perus-intranetin pystyyn melko edullisesti (15 000 – 30 000 euroa), mutta Drupalin puutteet dokumenttienhallinnassa, työnkuluissa ja ryhmätyötiloissa saattavat tehdä jatkokehityksestä paljon kalliimpaa ja vaikeampaa. Drupalin osalta ratkaisu järeämpiin ominaisuuksiin tulee Alfresco-dokumenttienhallintajärjestelmän kautta. Näiden kahden tyylikkäästä yhteistoiminnasta ei tosin ainakaan Suomessa ole vielä referenssitoteutuksia. Täten SharePoint hallitsee intranet-markkinaa Suomessa erityisesti liikuttaessa budjettiskaalalla 20 000 – 400 000 euroa.

Dokumenttivetoisissa intranet-konsepteissa SharePoint ei saa Drupalista kovin merkittävää haastajaa ainakaan ilman Alfresco-paketointia. Vaaka kallistuu Drupalin puoleen näin lähinnä tilanteissa joissa on aikomus tehdä intranettiin lukuisia räätälöityjä, omia erityissovelluksia.

Yksinkertaisen perus-intranetin saanee tosin Drupalilla pystyyn lopulta halvemmalla kuin SharePointilla, mutta jos tarpeet todella ovat vain siihen perus-intraan, niin silloin sekä Drupal että SharePoint ovat todennäköisesti liian järeitä välineitä. Jos tarpeet taas ovat järeämpiä ja liittyvät dokumenttienhallintaan, tiimityöhön, laadukkaaseen hakukoneeseen ja vaikkapa liiketoimintaraporttien esittämiseen, niin SharePoint tarjoaa varsin vakuuttavan kokoelman ominaisuuksia. Nämä ominaisuudet vain vaativat rahaa niin lisensseihin kuin käyttöönottoon.

Kärjistäen voisi sanoa, että jos budjetissa on vain parikymmentä tuhatta euroa, niin ainakaan SharePoint-projektiin ei kannata lähteä. SharePointista kun saa sitä enemmän irti mitä enemmän on varaa laittaa rahaa sen käyttöönottoon (kouluttautumiseen, konfigurointiin, lanseeraukseen, uusien työtapojen jalkauttamiseen, jne.).

Kustannusmielessä villinä korttina ovat tietysti kummankin järjestelmän tarjoamat pilvipalvelumallit (Drupal Gardens ja Office 365), mutta näitä ei tämän esityksen puitteissa käsitelty, koska näkökulmana oli järjestelmien soveltuvuus isojen organisaatioiden tarpeisiin. Kummankin järjestelmän pilvipalvelumallit on myös suunnattu vahvasti pk-sektorille, eli projekteihin joiden budjetit ovat alle sen parikymmentä tuhatta euroa. Intranet-hankkeiden osalta pilvipalvelumallit eivät tosin mullista maailmaa aivan mielettömästi, koska onnistuneessa intranet-projektissa kustannuksista isoin osuus on aina suunnittelussa ja käyttöönotossa – eikä suinkaan toteutusvaiheessa.

Lisätietoa:

• Seminaariesityksen slaidit pdf-muodossa

Haastattelijana Perttu Tolvanen. Vastaukset Jyrki J.J. Kasvi. Vastaukset on annettu kansanedustajan näkökulmasta. Nykyisinhän Kasvi toimii Tiekessä tutkimus- ja kehittämisjohtajana.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

“Riippuu paljon eduskunnan vuosirytmistä ja käsiteltävinä olevista asioista. Kun eduskunnassa käsitellään tunteita nostattavia asioita, viestimäärä voi hyvinkin tuplaantua. Joskus vuosia sitten yritimme laskeskella, ja toiselle sadalle se päiväsaldo meni, mutta hiljaisempina aikoina jää sen alle.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

“Käytännössä avustaja toimi suodattimena, joka valikoi ne viestit, jotka luin ja joihin vastasin henkilökohtaisesti ja tarvittaessa kysyi ja muistutti, olenko reagoinut tärkeimpiin viesteihin. Vakiokysymyksiin avustaja lähetti nimissäni yhdessä aiemmin laaditun vakiovastauksen. Lisäksi postituslistoilta (vihreät, eduskuntaryhmä, tietoyhteiskuntaryhmä, Espoon valtuuston vihreä ryhmä, jne.) tulevat viestit kansioitiin automaattisesti. Henkilökohtaista viestintää varten minulla oli lisäksi gmail-osoite, joka oli tuttujen toimittajien tiedossa siltä varalta, että minut täytyy saada nopeasti reagoimaan.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

“Synkattu kalenteri työasemalla ja komukassa, jonka ylläpidosta vastasi  2/3 avustaja 1/3 minä eli kun joku pyysi minua puhumaan tms. avustaja valikoi mielenkiintoisimmat ja kysyi minulta, olenko kiinnostunut ja jos olin, alkoi sovitella tilaisuutta kalenteriin yhdessä järjestäjien kanssa … usein tämä vaati häneltä häkellyttävää akrobatiaa ja matka-aikojen minuutintarkkaa arviointia.

Kun yritin itse säätää kalenteriani, tuloksena oli useamman kerran kaaos, jonka setviminen teetti avustajallani paljon töitä.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

“Tiedostojen versionhallinta on akilleenkantapääni ja uudenvuoden lupausten vakioteema. Teen usein työtä tien päällä, minkä seurauksena muistitikuolla ja eri läppäreillä on sekalainen otos eri vaiheessa olevia tiedostoja. Säännöllisen epäsäännöllisesti kokoan ja lajittelen dokumentit omalle kotipöytäkoneelle, jonka tiedostohakemistot varmuuskopioin ulkoiselle kovalevylle. Tärkeimmät luentokalvoni olen siirtänyt slideshareen, josta ne ovat myös _minun itseni_ käytettävissäni missä sitten olenkin. Se on pelastanut mun pekonin monta kertaa.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

“En ja pystyisin. Osaksi olisi kyse itsekurista ja osaksi työvälineistä. Toimivat mobiilityövälineet ja toimiva dokumenttivarasto pilvessä … niin pitkällä ei kuitenkaan vielä olla. Esimerkiksi kirjoitan tätä liikkuvassa autossa seiskatiellä ja yhteys katkeilee mikä kaataa Saunalahden softan uuden yhteyden ottamisen asemesta.

Yksi työtehoja syövä asia on jatkuva päivitysten tulva, mikä hidastaa koneiden käynnistämistä entisestään. Työpäivästä yllättävän iso siivu kuluu koneiden käynnistymisen ja ylläpidon odotteluun.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää
stressiä/ahdistusta? 

“Opin jo vuosia sitten, kahden sairausloman jälkeen, että itselle on varattava aikaa. Hyväksyn sen, että en koskaan ehdi tehdä kaikkea mitä pitäisi. Jaksamista pidän yllä lukemalla hyviä sarjakuvia, isoja avaruusoopperoita ja pelaamalla tietokonepelejä – kaikki harrastuksia, jotka ottavat ajatukset haltuun. Kun vielä löytäisin kalenteriin sopivan liikuntamuodon, jota koululiikunta ei olisi minulta ahdistanut “

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

“Suosittelen sähköpostin fiksuun _kirjoittamiseen_. Jos me kaikki otsikoisimme ja kirjoittaisimme viestimme viisaammin, säästäisimme toistemme aikaa ja vaivaa.

Kannustan tekemään selvää rajaa työn ja vapaan välillä. Kotona voi toki tarkistaa sähköpostit, mutta kun on vapaalla, on uskallettava olla vapaalla ja ajatella jotain ihan muuta jopa kokonaisen päivän.

Postituslistat pitäisi “kriminalisoida” ja siirtää eri ryhmien keskustelut verkkofoorumeille.

Organisaatioiden tulisi herätä siihen, että tieto- ja viestintätyövälineistä säästäminen tulee erittäin kalliiksi menetettynä työaikana. Eduskunta on tästä hyvä esimerkki. Laitteiden ja ohjelmistojen päivittäminen lopetettiin säästösyistä, minkä seurauksena työaikaa menetettiin paljon säästöjä enemmän. Hyvänä puolena tosin on se, että nyt kaikki joudutaan uusimaan kerralla ilman legacy-ongelmia. Siitä könttäsummasta saadaankin herkulliset lööpit.

Organisaatioissa tulisi havahtua myös siihen, että ihmisillä on hyvin erilaiset ICT-tarpeet. Joku tarvitsee mobiilia työtapaa tukevia työvälineitä, toinen tehokasta kiinteää työpistettä. Perinteinen one-size-fits-all -vakiointi ei toimi. Kun työntekijät joutuvat hankkimaan omalla rahalla omia työvälineitä selvitäkseen töistään, tilanne ja tietoturva on karannut käsistä. Silloin kannattaa omien työvälineiden kieltämisen asemesta kartoittaa, mitä välineitä ihmiset ovat hankkineet ja miksi …”

Haastattelijan yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Jyrki Kasvin kuvaamista kipupisteistä etenkin kalenterin hallinta on mielenkiintoinen kokonaisuus. Kun voluumi kasvaa, niin yhden ihmisen kalenterinhallinta voi olla kahden ihmisen työtehtävänä – ja silti se ei tahdo pysyä hallinnassa! Internet-aikakaudella voisi ajatella, että tapaamisajankohtien löytämiseen olisi jotain tietokoneavusteisia menetelmiä, mutta niin ei vain ole. Kalenteritapaamisten ehdottelu vaatii monelta tietotyöläiseltä useita tunteja viikossa!

Toinen mielenkiintoinen kokonaisuus Kasvin tietotyötavoissa on SlideSharen käyttö omien seminaariesitysten julkaisuun. Tärkeiden esitysten julkaisemista voikin pitää erittäin hyvänä käytäntönä modernille tietotyöläiselle. Tällä tavalla valmiit esitykset löytyvät itsellekin helposti kun seuraavan kerran kutsutaan pitämään esitystä! Tätä tapaa voisi verrata hieman organisaatioiden asiakirjahallintaan, jossa tärkeät sopimukset siirretään asiakirjahallintajärjestelmään niiden allekirjoituksen jälkeen. Tietotyöläinen voi toimia samalla tavalla ja saada näin omaan tiedostokaaokseensa järjestystä! Joku voisi jonkun innovatiivisen startup-firman varmaankin perustaa tämän ongelman ratkaisemiseen!

Kolmantena erittäin kiinnostavana kohtana Kasvi nostaa esiin postituslistat joiden kautta edelleen moni organisaatio elää hyvin vahvasti. Postituslistat kuormittavat valtavasti laajojen joukkojen sähköpostilaatikoita ja ovat hyvin epätehokas tapa harjoittaa keskustelua. Etenkin kun erilaiset verkkofoorumit, blogit ja monet muut välineet tarjoaisivat paremmat keskustelumahdollisuudet ja hakumahdollisuudet. Jokainen voisi sitten tilata sähköpostiinsa hälytykset itselleen tärkeistä asioista.

Jyrkin työtavoista itselleni muistiin laitan seuraavat:

1. Kalenteritapaamisten sopimiseen pitää löytää tehokkaampia keinoja! Alkajaisiksi kalenteritapaamisten sopimiseen liittyvät sähköpostit kannattaa kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi.
2. Tärkeät esitykset ja valmistuneet dokumentit kannattaa julkaista verkossa tai järjestelmällisesti tallentaa johonkin omaan paikkaan. Näin ne ne eivät huku muiden työdokumenttien sekaan.
3. Sähköpostilistat kannattaa ohjata sähköpostiohjelmassa omiin kansioihin automaattisesti. Näin sähköpostilaatikko kevenee. Sähköpostilistoihin ei kuitenkaan odoteta vastauksia, joten näitä viestejä ehtii selailla harvemmin.

Kiitokset Jyrki Kasville omien työtapojensa rehellisestä jakamisesta ja hyvien vinkkien kertomisesta!

Lisätietoa:

• Jyrki J.J. Kasvi, virallinen kotisivu
• Jyrki J.J. Kasvi, Twitter
• Jyrki J.J. Kasvi, SlideShare

Sähköpostin top-3 ongelmakäytöt organisaatioissa ovat:

1. Kommenttien kerääminen ryhmältä jostain dokumentista pelkästään sähköpostin avulla. Dokumentin kommentointia ei todellakaan pitäisi tehdä siten, että lähetetään dokumentti sähköpostin liitetiedostona ja pyydetään tekemään dokumenttiin muutokset ja lähettämään muutettu versio takaisin lähettäjälle. Fiksumpi tapa olisi sijoittaa dokumentti verkkolevylle, ryhmätyötilaan tai tehdä dokumentista wiki-sivu – ja lähettää sähköpostilla korkeintaan linkki ryhmälle jossa pyytää kaikkia tekemään muutokset ja kommentit suoraan kyseiseen dokumenttiin.
2. Ryhmäkeskustelut sähköpostissa. Useiden henkilöiden välisiä keskusteluita ei yksinkertaisesti pitäisi käydä sähköpostissa. Joskus voi ehkä olla tilanteita joissa on tehokkainta lähettää arkaluonteinen kysymys tarkasti rajatulle jakelulle, mutta tällöinkin pitäisi olla valmistautunut siihen, että jos keskustelu lähtee pursuilemaan, niin keskustelu tulisi siirtää nopeasti esimerkiksi neuvotteluhuoneeseen. Pahinta sekoilua ovat sähköpostiketjut joissa iso joukko ihmisiä yrittää löytää yhteistä palaveriaikaa. Tällaisia ketjuja vartenhan organisaatioissa tulee olla esimerkiksi jaetut kalenterit – ja sovitut roolit eri ryhmissä ja projekteissa siihen kuka organisoi ja johtaa tekemistä! Monille harrastusorganisaatioille tuttu työkalu sähköpostikaaoksen välttämiseen on esimerkiksi Doodle. Vastaavia fiksuja käytänteitä sopisi kehiteltävän aktiivisesti kaikissa organisaatioissa.
3. Tärkeistä asioista tiedottaminen sähköpostilla. Johtamisvälineenä sähköposti on todella huonosti soveltuva asiantuntijaorganisaatioihin. Ensinnäkin sähköpostin kohdalla lähettäjä aina päättää jakelun ja tämä on hyvin virhealtista – ja minnekään ei synny järkevää arkistoa lähetetyistä viesteistä. Etenkin tiimitason johtaminen on organisaatioissa usein aivan järkyttävän sähköpostikeskeistä. Tällainen johtaa hyvin helposti tilanteisiin joissa eri organisaation osat toimivat aivan eri tavoilla ja parhaita käytänteitä on hyvin vaikea saada leviämään organisaatiossa. Sähköposti on myös hyvin hierarkinen viestintäväline, jossa kommentointi ja palautteen antaminen on varsin korkean kynnyksen toimintaa. Tämän seurauksena johto saa hyvin vähän palautetta toiminnastaan ja voi näin ajautua toimimaan typerästi varsin pitkäänkin. Johtamisvälineenä sähköpostia tulisikin käyttää vain tarkkaan harkituissa tilanteissa – ja etenkin ryhmäsähköpostiviestit tulisi pyrkiä karsimaan kokonaan johtajien työkaluarsenaalista.