Anu Sivunen: Tietotyön pelisäännöistä tulisi keskustella yhdessä

Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa virtuaalisen ryhmätyön tutkija Anu Sivunen. Sivusen tutkimustyö Aalto-yliopistossa liittyy mm. monipaikkaiseen työskentelyyn ja hajautettujen tiimien viestintään. Sivusella on työssään käytössä monenlaisia välineitä, mutta silti keskeisimpänä haasteena hän näkee organisaation yhteiset pelisäännöt esimerkiksi sähköpostiviestintään. Sivusen mielestä tietotyöläisten pitäisi myös ottaa enemmän yksilöllistä vastuuta työtavoistaan, ja miettiä välillä omien tapojen kuormittavuutta muille henkilöille. [...]

Juhana Kokkonen: Tietotyötaidoista tärkeimmät ovat reflektointi ja itsekuri

Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa digitaalisen viestinnän lehtori Juhana Kokkonen. Juhanan työn alla oleva väitöskirja liittyy läheisesti tietotyöhön, ja Juhana kirjoittaa myös blogia, jossa annetaan vinkkejä tehokkaaseen tietotyöhön ja stressinhallintaan. Tutkijana Juhanalle tärkeätä on erityisesti keskittymiskyky, ja sen varmistamiseksi Juhana onkin kokeillut monenlaisia menetelmiä. #1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)? “Arkisin noin 40-50 kappaletta, [...]

Tuomo Peltola: Työelämässä ei “omia dokumentteja” tulisi sallia

Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa sisällönhallinnan konsultti Tuomo Peltola. Peltola on ansioitunut pitkän linjan konsulttina Digiassa ja on mm. toinen kirjoittaja yhdessä alan kotimaisista teoksista: “Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen”. Peltola kertoo haastattelussa omista tietotyötavoistaan, ja siitä miten iso IT-organisaatio (Digia, yli 1500 henkeä) hyödyntää tietotyövälineitä. Peltola myös paljastaa suhtautuvansa erittäin suurella varauksella “omat dokumentit” [...]

Jyrki Kasvi: Postituslistat pitäisi “kriminalisoida”

Kansanedustajana toiminut Jyrki J.J. Kasvi on toiminut aktiivisena puhujana parempien tietotyövälineiden puolesta. Allekirjoittanut päätti esittää Jyrki Kasville sarjan kysymyksiä aiheena herran henkilökohtaiset tietotyötavat, ja keinot siihen miten tietotyöstä saataisiin organisaatioissa tehokkaampaa. Yksi Kasvin esittämistä kommenteista liittyy muun muassa sähköpostilistoihin, joista hän haluaisi luovuttavan kokonaan. Haastattelijana Perttu Tolvanen. Vastaukset Jyrki J.J. Kasvi. Vastaukset on annettu kansanedustajan [...]

Mihin sähköpostia EI pidä käyttää

Meteoriitti.comin toimitus jututti allekirjoittanutta hiljattain sähköpostin ongelmista nykyajan organisaatioissa. Tässä tiivistys keskeisistä asioista joita haastattelussa sähköpostin ongelmista totesin. Sähköpostin top-3 ongelmakäytöt organisaatioissa ovat: 1) Kommenttien kerääminen ryhmältä jostain dokumentista pelkästään sähköpostin avulla. 2) Ryhmäkeskustelut sähköpostissa. 3) Tärkeistä asioista tiedottaminen sähköpostilla.

Anja Alasillan meilausvinkit kiireiselle tietotyöläiselle

Anja Alasillan pikkuisessa meilikatekismuksessa annetaan hyviä vinkkejä sähköpostin fiksuun käyttöön. Anjan top-3 vinkit ovat: 1) Tuhoa täysin turhat viestit saman tien.
2) Jos saat paljon meilejä, älä edes yritä vastata kaikkiin aina saati heti. Viisaampaa on vastata tärkeisiin ensi tilassa ja jättää turhat, tyhjät vastaukset kokonaan lähettämättä.
3) Lue ajatuksella viesti, johon vastaat. Jos vastaat ohi, joudut palaamaan asiaan.

Sähköpostivinkit: Guy Kawasakin top-5 vinkit sähköpostien lähettämiseen

Guy Kawasakin Reality Check -kirjassa riskisijoittaja Kawasaki antaa neuvoja start-up-yrittäjille siitä kuinka sähköpostia tulisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti. Kawasakin ohjeet liittyvät erityisesti sähköpostin lähettämiseen kiireisille ihmisille. Listaa voikin pitää hyvänä muistutuksena tilanteisiin joissa vastaanottajana on johtotason henkilöitä tai muita henkilöitä jotka voivat saada jopa satoja sähköposteja päivittäin (esim. projektipäälliköt, toimittajat, viestintä- ja markkinointi-ihmiset). Tässä poimittuna Kawasakin vinkeistä [...]

Vinkki: Sähköpostia ei kannata lukea

Puhumme usein sähköpostin lukemisesta vaikka nykyisin vain hyvin pieni osa sähköpostista on kirjemuotoista viestintää, joka todella vaatii keskittynyttä lukemista. Lukemisesta puhumisen sijasta meidän tulisi suhtautua sähköpostilaatikon purkamiseen sähköpostin käsittelynä. Vähentämällä sähköpostimme passiivista lukemista ja suhtautumalla sähköpostilaatikon purkamiseen aktiivisempana työtehtävänä voimme vähentää työtehtävistä syntyvää passiivista stressiä ja tehostaa omaa työtämme merkittävästi.

Sähköpostin tulevaisuus on luottamuksellisessa viestinnässä ja notifikaatiojärjestelmänä

Useimpien tietotyöläisten työpäivä alkaa, kulkee ja päättyy sähköpostin käskemänä, mutta useimmat myös kokevat ahdistusta sähköpostilaatikostaan. Nykytilan tyypillisiä sähköpostiin liittyviä ongelmia ovat esimerkiksi liialliset massapostitukset, ylitsepursuava ryhmäviestintä ja monen ihmisen väliset sekavat sähköpostikeskustelut – dokumenttivarastoinnista puhumattakaan. Mielenkiintoinen kysymys onkin, että minkälaisessa roolissa sähköposti on vuonna 2020?