Guy Kawasakin Reality Check -kirjassa riskisijoittaja Kawasaki antaa neuvoja start-up-yrittäjille siitä kuinka sähköpostia tulisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti. Kawasakin ohjeet liittyvät erityisesti sähköpostin lähettämiseen kiireisille ihmisille. Listaa voikin pitää hyvänä muistutuksena tilanteisiin joissa vastaanottajana on johtotason henkilöitä tai muita henkilöitä jotka voivat saada jopa satoja sähköposteja päivittäin (esim. projektipäälliköt, toimittajat, viestintä- ja markkinointi-ihmiset). Tässä poimittuna Kawasakin vinkeistä viisi henkilökohtaista suosikkiani:
- Panosta otsikon muotoiluun. Kawasaki painottaa erottuvan ja persoonallisen otsikon merkitystä. Hän toteaa, että jopa imarteleva otsikko on joskus sopiva (“Pelaat lätkää hyvin vanhaksi mieheksi.”). Kiireisten ihmisten tavoittamiseksi kannattaa käyttää erityishuomiota siihen, että saa vastaanottajan todella avaamaan ja lukemaan viestin.
- Lähetä sähköposti mahdollisimman pienelle vastaanottajajoukolle. Kawasakin mukaan mitä suurempi vastaanottajajoukko on, niin sitä vähäisempi on todennäköisyys, että kukaan vastaanottajista tekee asialle mitään. Suositeltavinta olisi lähettää viesti aina kun mahdollista vain yhdelle vastaanottajalle.
- Kirjoita lyhyesti. Kawasakin mukaan ihanteellinen sähköpostin pituus on viisi lausetta ja yhdessä sähköpostissa esitetään vain yksi idea. Esimerkiksi jos vastaanottaja ei tunne lähettäjää, niin kaksi ensimmäistä lausetta tulisi käyttää itsensä esittelyyn ja loput kolme idean kuvaamiseen. Toinen malli hyvälle sähköpostille muodostuu Kawasakin mukaan seuraavasti: 1) “kuka olen”, 2) “mitä haluan”, 3) “miksi minun tulisi saada mitä haluan”, 4) “milloin haluan sen saada”.
- Vältä tiedostoliitteitä. Kawasakin mukaan vain erityistilanteissa tulisi käyttää liitetiedostoja. Etenkin mobiilisähköpostin aikakaudella elettäessä hän pitää liitetiedostojen lähettelyä lähes idioottimaisena toimintana.
- Lainaa fiksusti takaisin. Kawasakin mukaan paras vastaus sähköpostikeskusteluun on mahdollisimman lyhyt ja sisältää aina tiivistetysti sen asian mihin lähettäjä on vastannut. Hän pitää erityisen ongelmallisena vastauksia joissa sanotaan vain “Kyllä, olen samaa mieltä”, koska tällöin vastaanottaja joutuu käymään kirjeenvaihdon läpi tarkistaakseen mihin lähettäjä oikein sanoi “Kyllä”. Kawasakin mukaan paras vastaus olisi ilmeisesti tämän tyylinen: “Kyllä, olen samaa mieltä siitä että meidän kannattaa tehdä sopimus MikroTek Oy:n kanssa ja ehdottaa tapaamista meidän tiloissamme.”. Näin viesti on nopeasti luettavissa ja ymmärrettävissä vaikka samanaikaisesti olisi käynnissä 50 sähköpostikeskustelua. Kawasaki pitää myös erittäin idioottimaisena joidenkin tyyliä vastata edellisen viestin väleihin ja kuitata jokainen asia joka edellisessä mailissa on sanottu (ns. fisking).
Lisää luettavaa:
- Kawasakin blogista löytyy laajempi lista samasta aiheesta: Guy Kawasaki: The Effective Emailer (2006)
tammikuu 6, 2011 klo 5:17 pm
Viisaita ohjeita. Lähinnä tuo viimeinen lause ihmetyttää. Jos viestissä on monta asiaa, joihin kaivataan kommenttia, eikö ole nimenomaan tuon vitoskohdan ajatuksen kanssa linjassa, että kysymys ja vastaus ovat luettavissa kerralla.
Tietenkään asioita ei kannata kuitata vain huvin vuoksi, mutta silloin kun ovat todellisia kysymyksiä.
tammikuu 6, 2011 klo 6:32 pm
Hyvä huomio. Varmasti monissa sähköpostikeskusteluissa (esim. kuvan tai leiskan kommentoinnissa) usean kohdan lähettäminen ja niihin vastaamaan on ihan järkevää. Itse ajattelen tuosta siten, että jos samaan mailiin on pakko tunkea useita kohtia tai kysymyksiä, niin silloin pitäisi ainakin miettiä seuraavia vaihtoehtoja: a) olisiko vastaanottajan kannalta järkevää pilkkoa usean kohdan maili useampaan erilliseen sähköpostiviestiin?, b) onko kysymyssarja sellainen johon vastaamiseksi olisi parempi soittaa puhelu tai jopa järjestää palaveri?. Jos kumpikaan ei jostain syystä ole mahdollista, niin sitten usean kohdan sähköposti on ok. Ymmärsin, että tämä on Kawasakinkin ajattelun taustalla – eli sähköpostia pitäisi käyttää suoraviivaisten asioiden kysymiseen/pyytämiseen – eikä tunkea yhteen mailiin liikaa asioita.
Kiitokset historiallisesta tämän blogin ensimmäisestä lukijakommentista!